Właściwie dobrana szafa na dokumenty powinna być dopasowana do rodzaju dokumentacji. Do faktur, ofert albo innych mniej ważnych pism wystarczające są proste meble na zamek na klucz. W przypadku dokumentacji poufnej, która powinna być chroniona przed osobami trzecimi, niezbędne może okazać się zastosowanie lepszych zabezpieczeń. Jaką szafę warto wybrać do przechowywania dokumentów archiwalnych?
Przechowywanie dokumentów archiwalnych
Na rynku dostępne są różne rodzaje metalowych szaf na dokumenty. Dostępne są one w różnych wzorach, dlatego warto dobrać takie, które optymalnie będą dostosowane do posiadanej przez nas dokumentacji. Na rynku znajdziemy szafy kartotekowe na dokumenty B5 albo A4, a także szafy na akta personalne czy zamykane na klucz szafy na segregatory. Dobrym wyborem może okazać się metalowa szafa na dokumenty archiwalne. Możemy wybrać modele z ryglowanymi drzwiami, które zapewnią najwyższy poziom bezpieczeństwa poufnych danych. Pozwoli taka szafa metalowa w sposób bezpieczny przechowywać dokumenty, w których znajdują się dane personalne. Choć takie szafy wykonane z metalu nie zawsze zachwycają wizualnie, to jednak można dobrać kolorystykę dopasowaną do wnętrza, dzięki czemu będą prezentować się estetycznie. Po wprowadzeniu przepisów dotyczących RODO dbałość o bezpieczeństwo danych jest jeszcze istotniejsza. Dodatkowo dokumenty przechowywane w segregatorach nie powinny znajdować się na regałach. Warto pamiętać, że na rynku dostępne są zarówno szafki zamykane na klucze, które spełniają podstawowe wymogi bezpieczeństwa, jak i modele certyfikowane, które mają znacznie pewniejsze i skuteczniejsze sposoby zabezpieczeń. Mają one nieco grubszą oraz trwalszą konstrukcję, dzięki czemu są także bardziej odporne na zniszczenia czy działanie ognia. W przypadku ważnej dokumentacji może być to istotny aspekt.
Dobór odpowiedniego modelu szaf metalowych do przechowywania dokumentów powinien opierać się o indywidualne potrzeby. Ważne jest to, aby wziąć pod uwagę ich funkcjonalność, rodzaj konstrukcji, sposoby zabezpieczeń, a także samą wielkość. Znacznie solidniej wykonane modele będą doskonałą inwestycją na lata, a dodatkowo umożliwią bezpieczne przechowywanie ważnych dokumentów, w tym również archiwalnych, na przykład akt osobowych.
